Dokumente archivieren. Einfach. Schnell. Sicher
Dokumentebezogene Kriterien
Dokumente archivieren mit Standardisierte Import- sowie Scanverfahren sorgen dafür, dass Dokumente und Attribute auf einfachem Wege mit bestehenden Informationen verknüpft werden. Skalierbare, praktisch nur durch die Hardware begrenzte Scanverfahren, flexible Weiterverarbeitung, sowie mächtige Tools für die Verarbeitung von Massendaten garantieren eine zügige Aufnahme der Daten und Dokumente.
Dokumentenbezogene Kriterien (Metadaten/Verschlagwortung) können in nahezu unbegrenzter Anzahl zu einem Dokument vergeben werden (auch sogenannte Mehrfach-Attribute). Die Indexierung erfolgt möglichst automatisiert und über validierte Datenmengen, dennoch ist in einigen Fällen eine nachträgliche Änderung der Indexdaten notwendig. Der Anwender kann diese beim Import manuell dem Dokument hinzufügen, wobei eine entsprechende Attributliste direkt zur Verfügung gestellt wird. Metadaten, die sich bereits aus dem Dokument ableiten lassen (Datum, Name, Absender usw.), werden bei entsprechender Verfügbarkeit automatisch übernommen. Auf Basis der eingegebenen und ermittelten Attribute wird das importierte Dokument automatisch in die entsprechenden Akten abgelegt. Die Attribute können, je nach Berechtigung der Anwender, verändert oder gelöscht werden. Jede der Änderungen ist innerhalb der Historie später einsehbar und nachvollziehbar.
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d.velop documents unterstützt Sie in Ihren Recherchen im digitalen Archiv auf vielfältige Art und Weise. Jedes Dokument und jede Akte sind mit einer Vielzahl von Schlagworten versehen. Diese Schlagworte nennt man auch Metadaten. Deswegen können Sie gezielt nach Informationen wie z.B. einer Rechnungsnummer suchen. Neben dieser gezielten Suche können Sie in d.velop-Systemen mittels Volltexterkennung auch à la “Google” suchen.
Alle Elemente lassen sich als Favoriten speichern. Ein erneutes Recherchieren der Information wird damit überflüssig. Die Rechercheparameter lassen sich als Suchvorlage abspeichern. So kann die Recherche zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeführt werden.