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Digitale Akten

Abschied vom Aktenkeller! Digitale Akten von d.velop.

Schnelle Recherche von Dokumenten, perfekte Übersicht in einer klaren Struktur (Aktenplan) und motivierte Mitarbeiter, die keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach verschollenen oder unleserlichen Dokumenten verbringen und so um ein Vielfaches effizienter werden – die Vorteile einer digitalen Akte liegen klar auf der Hand. Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Als Standardlösung der d.velop AG lässt sich die digitale Akte für beliebige Zwecke nutzen, z. B. als Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte, Maschinenakte, Patienten­akte etc. Archivierte Dokumente werden automatisch über einen Aktenplan in digitale Akten eingeordnet, sodass eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit sichergestellt ist. Das spart Zeit und Kosten, entlastet die Mitarbeiter und sorgt dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen.

Besser als Papier

Die Lösung zur Erstellung digitaler Akten orientiert sich in der Darstellung an Ihren bisherigen individuellen Ablage­strukturen. Nur mit dem Unterschied, dass sich ein Sach­bearbeiter eben nicht in ein stickiges Archiv aus Akten­schränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in Sekunden­schnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet daher dank der digitalen Akte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor.

Einfach mal nachfragen!

Digitaler Aktenplan für mehr Übersicht

Das Prinzip hinter der digitalen Akte ist einfach: Sämtliche Dokumente, die das Unternehmen erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails oder z. B. in einer Text­verarbeitung erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papier­dokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv der d.velop AG abgelegt. Von dort aus können Sie von jedem Mitarbeiter an jedem Ort, sogar standort­übergreifend, recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm des Anwenders verfügbar. Dies führt unter anderem zu:

✅  schnellerer Recherche
✅  höhere Auskunftsfähigkeit
✅  mehr Übersichte
✅  bessere Servicequalität und
✅  Einsparung von Lagerflächen für das bisherige Papierarchiv

Viel sicherer als der Aktenschrank

Die Arbeit mit digitalen Akten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Akten­schrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden können. Ein ausgefeiltes, granulares Rechte­konzept erlaubt nur berechtigten Mitarbeitern, archivierte Akten und Dokumente einzusehen und zu bearbeiten. Gerade bei besonders vertraulichen Daten wie z. B. Personal oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenhaltung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetztlicher Auf­bewahrungs­­anforderungen. So ist die digitale Akte der d.velop AG die Grundlage und Voraussetzung für sämtliche weiteren Enterprise Content Management- Funktionen. Sie bildet die Basis für effektives E-Mail- Management, Eingangs­­rechnungs­­verarbeitung oder Vertrags­management, um nur einige zu nennen.

Digitale Akten - technisch up to date

✅  schnelle und einfache Anlage neuer digitaler Akten
✅  Möglichkeit automatisierter Aktenbildung
✅  Individuelles Rechtekonzept für sicheren Akten zugriff (z.B. im Personalwesen)
✅  Schutz vor Datenverlust durch rechtssichere Ab lage im digitalen Archiv
✅  Dokumente aus beliebigen Anwendungen wie Outlook, Word, ERP-Systeme etc. stehen dirkekt in digitalen Akten zur Verfügung

Alles kompakt zum Nachlesen: