Referenzbericht Dermakosmetik-Direktvertrieb
Kunde: Ein Dermakosmetik-Direktvertrieb für hochwertige Präparate.
Vertriebskanäle: Vertrieb über Außendienstmitarbeiter an Ärzte, Apotheken und pharm. Großhandel. B2C-Webshop ausschließlich für Privatkunden
Herausforderungen: Der bestehende Webshop soll von der etablierten ERP-Software getrennt werden und an die aktuelle Sage100 angebunden werden. Die Daten des aktuellen Versanddienstleisters mit den individuellen Frachtkonditionen des Endkunden soll in die Sage100 integriert werden, so dass die jeweiligen Versandinformationen in den Lieferschein zurückgeschrieben werden können. Lieferscheine sollen auf mehrere Sendungen verteilt werden können. Alle relevanten Eingaben in der Sage100 müssen protokolliert werden, um damit eine Nachverfolgbarkeit der Daten sicherstellen zu können.
Realisierung eines kundenspezifischen, detaillierten Reportings der Verkaufszahlen für das interne Controlling und zur Erstellung eines Forecasts an die Hersteller der jeweiligen Kosmetika. Es sollen drei bislang getrennte Mandanten konsolidiert werden (1x reine Anlagenbuchhaltung, 1x Webshop-Mandant, 1x Tagesgeschäft).
Lösung: Die ESR Solution Group GmbH hat über eine Webshop-Schnittstelle - welche unterschiedliche Shopsysteme unterstützt - den bestehenden B2C Webshop an die Sage100 angebunden. Somit ist es mit der neuen Lösung möglich, dass Kundenbestellungen automatisiert als Auftrag im ERP System angelegt und abgearbeitet werden können. Sollte es sich um Neukunden handeln werden diese nach Abgleich mit den Bestandsdaten in der Warenwirtschaft neu angelegt. Der Außendienst verfügt nun über jeweils aktuelle eigene Lagerbestände. Dies ermöglicht eine effizientere Bereitstellung von Proben und/oder Teststellungen. Die nun zuverlässigen Bestandszahlen ermöglichen die sichere Zusage von Lagerverfügbarkeit und damit zuverlässige Lieferung.
Die Anbindung des aktuellen Versanddienstleisters Delisprint Business (Ehemals iloxx) an die Sage100 wurde realisiert. Durch die Flexibilität des Systems können nun – sobald gewünscht - weitere Frachtführer schnell integriert werden. Darüber hinaus bietet die bereitgestellte neue Lösung die Möglichkeit mit mehreren Versandunternehmen parallel zu arbeiten. Dies ermöglicht eine flexible und schnelle Auswahl des jeweils günstigsten Anbieters.
Die Packstücke werden nun zu den kundenindividuellen Preisen abgerechnet und die Versandinformationen werden automatisch in dem jeweiligen Lieferschein gespeichert. Die Implementierung und die detaillierten Versandinformationen ermöglicht es den Mitarbeitern nun, sehr schnell auf Kundenanfragen zum Verbleib von Sendungen zu reagieren.
Das Protokollieren und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen im System wurde durch die Einführung eines erweiterten Mutationsprotokolls erreicht. Die Informationen dieses Protokolls erstrecken sich über die Module Buchhaltung und Warenwirtschaft. Dabei bietet das Tool die Möglichkeit hier sehr flexibel die zu protokollierenden Daten zu konfigurieren.
In enger Abstimmung mit der Controlling-Abteilung des Kunden hat die ESR die Darstellung der GUV und der Bilanz so angepasst, dass das Reporting jetzt „auf Knopfdruck“ möglich ist. Damit einhergehend wurden individuelle Auswertungen für den Kunden in die Sage100 integriert, so dass diese Reporte ebenfalls direkt aufgerufen werden können und die Transparenz über die Geschäftsprozesse vorangetrieben wurde. Hierbei wurde die Priorität auch auf weitergehende Auswertungsmöglichkeiten gelegt, so dass relevante Berichte auch nach MS-Office (Excel) exportierbar sind. Für die Konsolidierung der Mandanten wurde sichergestellt, dass z.B. Debitoren- und Kreditorennummern aus den unterschiedlichen Mandanten abgeglichen und ggf. neu vergeben wurden, so dass die Salden korrekt zusammengeführt werden konnten.
Fazit: Im Rahmen des oben geschilderten Projektes konnte die ESR die Zielvorgaben des Kunden zur Implementierung einer integrierten, sicheren und effizienten Softwarelösung mit der Sage100 in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam des Kunden vollumfänglich umsetzen. Durch die Einführung von Sage100 Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung, der Integration des bestehenden Webshops und die Anbindung der Versandabteilung konnte der Kunde mehrere Fremdprogramme (Inseln) ablösen und eine integrierte Softwarelösung etablieren. Die aktuelle Sage100 Lösung minimiert Fehlerquellen, eliminiert unproduktive Pflegearbeiten und erhöht durch die bis zu 15%ige Steigerung der Arbeitsgeschwindigkeit die Effizienz aller am Prozess Beteiligten. „Auch unsere Mitarbeiter stehen der neuen Lösung absolut positiv gegenüber, da wir die Umstellung früh kommuniziert haben und nach dem Live-Start merklich weniger Routineeingaben und unproduktive Tätigkeiten anfallen. Die Kollegen können nun die freigewordene Zeit für Ihre Kommunikation mit unseren Kunden einsetzen. Das ist wesentlich produktiver und macht einfach mehr Freude“, stellt der Geschäftsführer Harald Dittmar fest.
Durch die Konsolidierung und Verzahnung der Informationen in einem integrierten System konnte eine elementare Anforderung erfüllt werden. Daten werden nun ausschließlich zentral in einem System gepflegt, was zum einen die Qualität der zur Verfügung stehenden Daten deutlich erhöht und zum anderen auch an dieser Stelle eine Steigerung der Effizienz und der Qualität der Business Prozesse mit sich bringt.